Artikel   |  woensdag 17 oktober 2018
646 × gelezen

Digitaal ondertekenen arbeidsovereenkomst


digitaal ondertekenen

In gemeenteland is steeds meer geautomatiseerd. Toch sturen we nog altijd heel wat brieven, ook vanuit HR. We hebben de neiging sommige zaken nu eenmaal graag zwart op wit te hebben. Als de afspraken eenmaal op papier staan, dan gaat de ondertekende versie van bijvoorbeeld de aanstelling of studieovereenkomst, per post naar de medewerker.

Met de Wnra in het vooruitzicht komt u voor de keuze of u wel of geen arbeidsovereenkomst aan zittende medewerkers wilt aanbieden. Het eerste geniet de voorkeur, maar kan een hoop werk opleveren. Iedere arbeidsovereenkomst moet worden opgesteld en tweezijdig worden ondertekend, e-HRM kan u daarbij ondersteunen. 

Wat zegt de wet?

Een elektronisch handtekening is rechtsgeldig. Je kunt in Nederland een overeenkomst rechtsgeldig sluiten op een heleboel manieren, zolang sprake is van aanvaarding van de overeenkomst. Het moet dus duidelijk zijn dat iedereen met de overeenkomst akkoord is. Dat kan mondeling, maar een akkoord met een elektronische handtekening is ook een geldige aanvaarding. Een arbeidsovereenkomst waarop iemand met zijn muis zijn handtekening zet, komt dus rechtsgeldig tot stand. 

Bewijslast

Rondom de bewijslast zijn er een aantal aandachtspunten. Hoe belangrijker het contract, hoe zekerder je moet weten dat de handtekening inderdaad van de juiste persoon afkomstig is. Bij arbeidsovereenkomsten is het daarom goed dat de ondertekenaar zich naast de handtekening met de muis ook nog met bijvoorbeeld een SMS-code moet authentiseren. De ontvanger krijgt dan per sms een unieke code die moet worden ingevuld, voordat het document kan worden ondertekend. In combinatie met de unieke link en de loggegevens wordt de authenticiteit van de ondertekenaar nog eens extra gewaarborgd. Een andere mogelijkheid is het via de bank identificeren van iemands identiteit. 

Uiteindelijk kan de digitale handtekening, naast dat het een sneller proces is dan het per post versturen en retourneren, een grotere bewijskracht hebben dan een fysieke handtekening. Het gehele proces is namelijk vastgelegd en toetsbaar. Op basis van het IP-adres, twee-factor-authenticatie middels sms en een tijdstempel, kun je tot op de seconde aantonen wat er wanneer gebeurt en door wie. Extra voordeel is dat je als HRM’er altijd inzicht hebt waar je in het proces zit, je krijgt vanzelf een melding als er actie nodig is. 

De hamvraag; wat kan uw e-HRM systeem? 

De digitale handtekening is, mits zorgvuldig uitgevoerd, dus een rechtsgeldige krabbel. Vooral bij een grotere organisatie kan het veel schelen dit proces te digitaliseren. De handtekening zou als een logisch vervolg op digitalisering van andere processen (verlofaanvraag, loonstrook, dossier etc.) kunnen volgen. Indien u beschikt over de software van AFAS ziet de workflow voor het ondertekenen van de (arbeids)overeenkomst voor een nieuwe medewerker er bijvoorbeeld uit zoals op onderstaande afbeelding. 

De Wnra zorgt voor het nodige werk op administratief HRM-vlak, het digitaal laten ondertekenen van de arbeidsovereenkomst kan u werk uit handen nemen. Bedenk vooraf of dit aansluit bij de mate van digitalisering in uw organisatie en onderzoek tijdig de mogelijkheden die uw e-HRM systeem hierin kan beiden. 

Bronnen: AFAS, Rijksoverheid

Deel deze pagina
Ivo Hallegraeff
Als HRM consultant haalt Ivo motivatie uit het adviseren van organisaties in de publieke sector. Hij past zich gemakkelijk aan en wil altijd direct van meerwaarde zijn door zijn flexibele en pragmatische aanpak.
Meer van deze auteur