Interview   |  maandag 25 september 2017
2167 × gelezen

Met e-HRM de menselijke factor weer centraal stellen


duurzame inzetbaarheid

Met meer dan 80 publicaties, artikelen in vakliteratuur en (studie)boeken op haar naam, vertelt professor dr. Tanya Bondarouk ons graag over de succesfactoren en de struikelblokken van e-HRM. “E-HRM is in feite gewoon een modernisering van HRM waar we niet omheen kunnen. Te vaak gaan organisaties om de verkeerde redenen aan de slag met het digitaliseren van HR-processen. Hierdoor stuiten ze op teleurstellingen en tegenslagen. Een gemiste kans, want de toegevoegde waarde van e-HRM is een feit.” Bondarouk, hoogleraar aan de Universiteit Twente, staat bekend als één van de grondleggers van het wetenschappelijk onderzoeksdomein e-HRM.

“Even voor de duidelijkheid, e-HRM is natuurlijk helemaal niet nieuw”, steekt Bondarouk enthousiast van wal. “Het lijkt misschien een verschijnsel van de laatste jaren, maar de oorsprong ligt in feite al in de jaren ‘70 van de vorige eeuw. HRM was destijds voor IT-specialisten één van de gebieden waarvoor zij HRM-applicaties ontwikkelden voor Information Systems. Tot in de jaren ‘90 werden Information Systems met name als ondersteuning gebruikt voor de HRM’ers zelf. Met de veranderende rol van HRM veranderden vanaf eind jaren ‘90 ook de technologische ontwikkelingen op dat vlak. Data was niet langer uitsluitend voor HRM relevant, maar juist voor belanghebbenden organisatiebreed. Sindsdien speelt niet alleen kostenbewustzijn een rol, maar komen voor HRM-professionals ook strategische advisering en ontwikkeling in beeld. En hoewel in de eerste jaren van de 21e eeuw nog altijd de focus van e-HRM op effectiviteit en efficiency ligt, leren in de huidige tijd HRM-specialisten en IT-specialisten van elkaars expertise. Hoewel ze nog meer samen op zouden mogen gaan, want co-creatie brengt HRM een level hoger.”

Kostenefficiëntie niet leidend

Het mag duidelijk zijn dat e-HRM de afgelopen jaren een aanzienlijk prominente plaats ingenomen heeft in het HRM-vakgebied. “Maar vaak is de drijfveer kostenefficiency”, ziet Bondarouk. “Dat is nou juist zo jammer!” Ze geeft aan dat we kostenefficiency liever niet leidend willen laten zijn. De weg naar de daadwerkelijke kostenbesparing is veel langer dan organisaties willen. “Ga liever voor de meer strategische invulling van de HRM-functie binnen een organisatie. HRM moet bewuster gaan nadenken wat ze willen, waarom ze het willen en hoe ze het willen. Daarna pas bekijk je waar technologische ondersteuning nodig is. Dat gebeurt te veel andersom, met als gevolg dat gebruikte systemen een enorme bron van geldverspilling zijn.” Door digitale tools op een relevante manier in te zetten is HRM beter in staat gegevens uit de organisatie in beeld te brengen. Met die cijfers kunnen we ons ontwikkelen tot een serieuze strategische partner van de organisatie.

Bondarouk onderstreept de toegevoegde waarde van de kwaliteit van HR-data. Het wordt steeds belangrijker dat de juiste HR-data gegenereerd wordt als basis voor beleidskeuzes, zeker naarmate organisaties groter zijn en zelfs internationaliseren. “Het is wellicht lastig om verschillende data te koppelen, maar het is juist heel belangrijk om dan door te bijten om een goede database te creëren. Voorkom dat zomaar lukraak gegevens verzameld worden, waar vervolgens niets mee wordt gedaan.”

Het belang van co-creatie

Een essentiële factor is dat alle betrokkenen hun rol oppakken, stelt Bondarouk vast. “Het gaat dan om een breder perspectief dan alleen de HRM-afdeling.” Allereerst moet het topmanagement betrokken zijn, maar ook het lijnmanagement en medewerkers moeten zelf de regie nemen. De HRM-afdeling is dus slechts een puzzelstukje in het geheel. De toegevoegde waarde van e-HRM is maximaal wanneer sprake is van co-creatie. Wanneer de organisatie bewuste keuzes maakt, gefocust op strategische ontwikkeling, dan is de meeste winst te behalen. In wezen is e-HRM dan de modernisering van het HR-vak, een tool om de goede fit te creëren tussen de strategie en de praktijk. “Zeker voor grotere organisaties geldt dat moderne HRM ‘e-‘ moet zijn. Het is echt een hygiëne factor geworden.” Bondarouk nuanceert dat dit voor kleine organisaties minder het geval zal zijn.

Wat het lastig maakt, is dat HRM altijd in een spagaat zit. Aan de ene kant is het voor de afdeling HRM van groot belang om in de organisatie de eigen toegevoegde waarde aan te tonen en prestaties te kunnen leveren. Aan de andere kant is HRM er voor de medewerkers, om het welzijn van het personeel te waarborgen. Deze twee belangen zijn niet altijd even gemakkelijk te rijmen met elkaar. Wat HRM-professionals helpt bij e-HRM implementaties is dat ze daadwerkelijk de rol van adviseur oppakken en daarbij voldoende oog hebben voor verandermanagement. Want volgens Bondarouk hebben organisaties jammer genoeg nogal eens weinig aandacht voor de cultuurverandering die meer eigen regie met zich meebrengt.

Competenties ontwikkelen

Bondarouk constateert dat voor veel organisaties nog wel een aanzienlijk pad te bewandelen is. “Met name de competenties van HRM-professionals moeten nog verder ontwikkeld worden. Niet zozeer de computer skills, maar met name op het gebied van strategisch inzicht, inzicht in interdisciplinaire samenhang en analytische vaardigheden. Omdat deze kennis vaak nog ontbreekt, is het aanbod van e-HRM tools bijvoorbeeld nog heel erg push-gebaseerd door leveranciers. Logisch dat HRM’ers daarin verdwalen en gefrustreerd raken.”

Wat nu ook nog te vaak ontbreekt, is onder andere een goede voorbereiding voor gebruikers. In plaats van wat algemene workshops, is het verstandiger om vanuit de werkprocessen gerichte keuzes te maken voor trainingen. Ook moet HRM zich er goed van bewust zijn dat niet alles gestandaardiseerd hoeft te worden. Differentiatie op maat is juist essentieel om draagvlak te hebben en dat is onmisbaar om weerstand te voorkomen. Sommige punten zijn echt serieus lastig, daarbij spelen wederom de competenties en de positie van HRM binnen de organisatie mee. Tot slot wordt te vaak slechts eenmalig gecommuniceerd in de implementatie. Dat is een gemiste kans en moet echt beter. “En nogmaals: het topmanagement moet altijd betrokkenheid tonen, anders hoef je er niet eens aan te beginnen!”, voegt Bondarouk toe.

E-HRM als kans om HRM extra menselijk te maken

“Je hoeft niet bang te zijn voor e-HRM. Wat het vooral lastig maakt, is dat de digitalisering van HRM vaak wordt ingezet om kosten te besparen. Dan ontstaat in de organisatie veelal direct weerstand en onzekerheid over de toekomst. Graag stel ik mensen gerust, want onderaan de streep hoeven geen mensen weg als gevolg van de digitalisering van HRM-processen. Taken en/of functies verschuiven en het is ook weer een bron voor nieuwe functies. Het geeft HRM’ers bovendien extra mogelijkheden in handen om het verschil te maken op een hoger niveau. En ook komt de kern van HRM – de  menselijke factor – weer meer centraal te staan. Want aan het eind van de rit resteren een aantal relevante zaken die de technologie niet over kan nemen en wordt de rol van de menselijke kant juist groter door e-HRM.”

Wilt u meer lezen? Dit artikel is gepubliceerd in de HRM Barometer. Een publicatie met meer dan 100 pagina’s toegespitst op de belangrijkste HRM trends & ontwikkelingen voor overheid, onderwijs, zorg & welzijn en cultuur. Vraag de HRM Barometer 2017-2018 kosteloos aan via www.driessen.nl/hrmbarometer.

Deel deze pagina