Artikel   |  dinsdag 10 februari 2015
9818 × gelezen

Het verzuimdossier: wat mag wel – wat mag niet?


vacatureteksten

In het kader van verzuim- en re-integratiebeleid hebben werkgever en medewerker nogal wat verplichtingen, waaronder het inwinnen en registreren van informatie. We hebben dan wel te maken met de privacy van de medewerker. Het komt nog steeds voor dat casemanagers allerlei medische vragen stellen, terwijl dit volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens verboden is. Om nog maar niet te spreken over de verdekte termen waarin een bedrijfsarts zijn rapportage moet opstellen. Maar hoe moeten werkgever en medewerker een normaal gesprek voeren als er niet mag worden gesproken over de klacht of de aandoening van de medewerker?

Wat mag wel in het verzuimdossier?

Als werkgever mag u in het kader van de verzuimbegeleiding van zieke medewerkers slechts een beperkt aantal noodzakelijke medische gegevens verwerken. Concreet betekent dit dat in het verzuimdossier vastgelegd mogen worden: de functionele mogelijkheden, de werkzaamheden waartoe de medewerker in staat is, de mate van arbeids(on-)geschiktheid, werkaanpassingen die in het kader van re-integratie getroffen moeten worden en de verwachte duur van de arbeidsongeschiktheid.
Als werkgever mag u verder alleen medische gegevens opnemen als hiervoor een noodzaak is en de organisatie rekening moet houden met de gezondheid van de medewerker. Bijvoorbeeld in ernstige mate van astma, epilepsie of suikerziekte kan het noodzakelijk zijn dat betrokkenen op de hoogte zijn en eventueel weten wat zij kunnen doen in geval van nood.

Wat mag niet in het verzuimdossier?

In het verzuimdossier mag de ziekte of aandoening zelf niet benoemd worden. Dus ‘rugklachten’ mag niet, ‘klachten aan houdings- en bewegingsapparaat’ wel of nog liever ‘medewerker heeft beperkingen met bukken, tillen/dragen, hurken en knielen’. Over ‘privé gerelateerde klachten’ mag alleen opgenomen worden dat de klachten ‘niet arbeidsgerelateerd’ zijn, en bij een ruzie met een leidinggevende of collega is sprake van ‘een verstoorde arbeidsverhouding’. Ook medicijngebruik of de aard van behandeling mag niet vermeld worden, bijvoorbeeld niet ‘fysiotherapie’ maar wel dat er momenteel sprake is van een ‘medische behandeling/interventie’.

‘Wartaal’ in verzuim- en re-integratieland

Jim Faas, voorzitter van de Nederlandse Vereniging voor Verzekeringsgeneeskunde (NVVG), geeft aan dat het inderdaad lastig is om precies te weten wat er verteld, genoteerd, geregistreerd en geadviseerd moet en mag worden zonder de privacy te schenden. “In dit woud raakt iedereen de weg kwijt. Want niemand spreekt in zorgvuldig gescheiden talen: de taal van wat onder het medische geheim valt en wat niet, van wat medisch is en wat niet, wat sociaal is, al of niet privacygevoelig en wat je moet weten om goed te kunnen (helpen) re-integreren. Onze volstrekt gejuridiseerde afspraken over gegevensuitwisseling bij verzuim en re-integratie voldoen niet. Is het niet hoog tijd voor een fundamenteel andere aanpak?”. Het is natuurlijk ook bijzonder dat medewerkers zelf vaak wel allerlei zaken delen met hun werkgever, leidinggevende en collega’s en dat de bedrijfsarts diezelfde zaken vervolgens krampachtig niet zou mogen uitwisselen.

“De lijst die is opgesteld als handvat voor advisering over re-integratie spant de kroon”, aldus Jim Faas over de Boraborea/NVAB richtlijn. “Want ‘psychische aandoening’ mag niet. Daar moet ik ‘aandoening’ van maken. ‘Pijnpoli’? Nee! dit wordt ‘behandeling in een gespecialiseerde kliniek’. Fysiotherapeut? Kan niet. Hoogstens ‘behandelaar’. Familieomstandigheden worden ‘omstandigheden’. En deze dan: ‘lopen met krukken in verband met knie’. Mag niet! Dit is het politiek correcte alternatief: ‘voor zijn eigen fysiek belastende werkzaamheden heeft hij goed gebruik van beide armen en benen nodig’. Het ‘privacy-proof’ rapporteren heeft surrealistische trekken gekregen. Is er een way out?” Jim Faas pleit er dan ook voor alle noodzakelijke gegevens uit te mogen wisselen om een adequate re-integratie te bewerkstelligen en vindt het per definitie uitzonderen van medische gegevens doorgeschoten juridisering. De oplossing ligt in zijn ogen in een modernisering van de CPB publicatie ‘De zieke werknemer en privacy’.

Focus verleggen

Een duidelijke oplossing voor deze spagaat in het privacy-proof rapporteren is nu dus (nog) niet voor handen. Wellicht kunnen we intussen (nog meer) winst halen uit de verlegging van de focus, zodat medewerkers in ieder geval niet meer de ziekte als de kern van het probleem zien, maar denken in mogelijkheden. Werkgevers kunnen medewerkers hierin begeleiden en ze zullen zoveel mogelijk samen het gesprek aan moeten gaan rondom het organiseren van gezond én passend werk.

 

Bronnen: College Bescherming Persoonsgegevens (CBP), Nederlandse Vereniging voor Verzekeringsgeneeskunde (NVVG)

Deel deze pagina
Monetta Driessen
Als HRM-redacteur houdt Monetta graag een vinger aan de pols als het gaat om relevante en actuele HRM-thema’s. Haar HRM-kennis en –ervaring richten zich specifiek op de publieke sector. Naast blogs schrijft zij ook regelmatig artikelen voor HR-publicaties en -vakbladen.
Meer van deze auteur