Artikel   |  dinsdag 7 november 2017
2228 × gelezen

Hoe succesvol e-HRM op de werkvloer kan zijn


e-hrm

Twee bevlogen professionals, vol enthousiasme en met een duidelijke visie. Anne Marie van den Berg (Hoofd HR a.i.) en Paul Raaijmakers (Hoofd Opleiding en Ontwikkeling) weten waar ze het over hebben wanneer we elkaar spreken over alles rondom e-HRM bij St. Anna Zorggroep. Deze zorgorganisatie heeft een behoorlijk aantal HRMprocessen inmiddels al jaren gedigitaliseerd. We nemen in het bijzonder het terrein van e-learning onder de loep. Flinke stappen zijn er al gezet, maar toch is St. Anna voorlopig nog niet klaar.

St. Anna Zorggroep wordt gevormd door St. Anna Ziekenhuis (Geldrop/Eindhoven) en Ananz (Geldrop/Heeze) bestaande uit vier woonzorgcentra en medisch sportgezondheidscentrum TopSupport (Eindhoven). De HRM afdeling heeft voor de 2.000 medewerkers al jaren geleden een aantal werkprocessen vervangen door e-HRM tools. Inmiddels verlopen bijvoorbeeld salarismutaties en -verwerking, verlofaanvragen en -registratie en inzage in de loonstrook zo’n vijf jaar digitaal. Daarnaast werkt St. Anna sinds drie jaar met een geavanceerd digitaal roostersysteem.

Een gedigitaliseerde tool voor de gesprekkencyclus zorgt ervoor dat alle data altijd toegankelijk is voor medewerkers en leidinggevenden. Ook loopt momenteel een interessante pilot waarbij medewerkers hun eigen energieniveau in kaart kunnen brengen en er via online modules (met interessante tips, artikelen of filmpjes) gewerkt wordt aan minder stress, meer energie en meer bevlogenheid.

Deze voorbeelden geven wel een indruk dat e-HRM bij St. Anna niet meer in de kinderschoenen staat. De voornaamste redenen om HRM-processen te digitaliseren zijn duidelijk volgens Paul Raaijmakers: “Met name om processen voor gebruikers toegankelijker en laagdrempeliger te maken. De effectieve en efficiënte inzet van digitale tools helpt om werkprocessen solide uit te kunnen voeren en door een uniforme werkwijze ook beter te borgen en te monitoren.” Hij wil ook graag de meerwaarde benadrukken dat HRM zo beter in staat is relevante data te genereren en analyseren. Daarvoor is het wel noodzakelijk dat de juiste kennis en kunde in huis is. Zo ondervindt St. Anna aan den lijve de grote waarde van een IT-er op de HRM afdeling. “Digitalisering is onmisbaar geworden in het dagelijks leven,” voegt Anne Marie van den Berg toe. “We kunnen zo medewerkers ook meer onderdeel van de organisatie laten zijn, door hen een eigen rol te geven.”

Hoe e-HRM bijdraagt aan opleidingen

Opleidingen zijn altijd belangrijk, maar zeker de zorgsector kenmerkt zich door vele verplichte scholingen en herhalingen. De digitalisering hiervan is zo’n vijf jaar geleden ingezet, maar pas sinds 2015 vindt Raaijmakers het echt interessant worden: “In dat jaar is het digitale kwaliteitspaspoort gelanceerd, dat medewerkers in staat stelt om hun eigen bekwaamheid bij te houden ten aanzien van de vele verpleegtechnische handelingen. Wanneer een bepaalde (her)scholing noodzakelijk is, kan via de tool de benodigde training of toetsing direct worden aangevraagd, ingepland en ook via e-learning gevolgd.” Van den Berg vult aan: “Dit sluit naadloos aan bij onze visie dat de regie voor de bekwaamheid volledig bij de medewerker zelf ligt. Bijkomend voordeel is dat voor managers verschillende data-analyses mogelijk zijn rondom de bekwaamheden van het personeel. Dit alles komt uiteindelijk de cliënten en patiënten ten goede.”

Een groot aandachtspunt bij opleidingen is de intrinsieke motivatie van medewerkers. Raaijmakers: “Mensen moeten het zelf graag willen, zeker bij e-learning is het anders wel erg makkelijk om gewoon ‘door te klikken’. Om dit te bereiken is e-learning meestal niet verplicht en hebben wij veel aandacht voor vernieuwend leren, dicht bij de werkvloer. In een e-learning module zitten bijvoorbeeld niet alleen tekst, wat foto’s en filmpjes. Door gebruik te maken van opdrachten of een GoPro camera kan lesmateriaal veel ‘levensechter’ zijn.” Hij vindt het wel een belemmering dat het bij veel e-learning tools meer lijkt te draaien om de tool dan om de processen op de werkvloer. Het is dan soms niet passend of te ingewikkeld. “We zijn dus heel kritisch welke tools we inzetten en houden onze medewerkers als gebruikers op de werkvloer op het netvlies.”

Volop ambities voor de toekomst

“We willen graag een koppeling tussen het personeelssysteem en het werving- en selectiesysteem”, licht Van den Berg toe. “De recruiters gebruiken een digitale tool onder andere voor online sollicitaties. Wanneer sollicitanten gegevens invoeren, is het toch zonde dat deze niet direct aan het personeelssysteem gekoppeld kunnen worden wanneer hij of zij daadwerkelijk in dienst komt?” Ook als iemand niet in dienst komt, ziet ze in het kader van employer branding mogelijkheden voor deze geïnteresseerden, denk aan nieuwsbrieven, leuke weetjes of toekomstige vacatures.Om in de toekomst in te kunnen spelen op ontwikkelingen in het leerlandschap, gaat Raaijmakers gebruik maken van EPSS-tools (EPSS staat voor Electronic Performance Support Systems). Deze tools gaan eigenlijk een stap verder dan alleen e-learning en zijn gericht op performance.

Een voorbeeld is toepassing van augmented reality. Via een QR-code kan apparatuur in het ziekenhuis voorzien worden van allerlei informatie over het gebruik. Dit is als een soort geheugensteuntje direct voor medewerkers beschikbaar. Een ander voorbeeld is een tool die bij het invullen van allerlei gegevens op het beeldscherm werkt als een soort geïndividualiseerde helpfunctie, toegespitst op medewerker en werkzaamheden.

Cliënten en patiënten, daar draait alles om

Hoe komt het dat e-HRM hier zo goed van de grond komt? “Waarschijnlijk speelt de typische cultuur van St. Anna mee”, geeft Raaijmakers aan. “We kennen een nuchtere en pragmatische organisatiecultuur, ook een duidelijke en daadkrachtige doe-cultuur. Zo komen ook de e-HRM projecten tot stand.” Van den Berg vult aan: “Vergeet de bevlogen projectleiders niet, die zijn erop geselecteerd om zo te werk te gaan. En een duidelijke visie richting de toekomst vanuit het management is onmisbaar.

St. Anna is een platte organisatie, waar draagvlak – ook vanuit het management – snel tot stand komt.” Het draait er bij het St. Anna uiteindelijk allemaal om dat medewerkers op de werkvloer zoveel mogelijk tijd kunnen besteden aan de cliënten en patiënten. De digitalisering van processen levert daar een bijdrage aan. In dezelfde zin geldt dit ook voor de HRM’ers: “E-HRM creëert mogelijkheden om ons te focussen op onze kernactiviteiten”, besluit Anne Marie van den Berg.

HRM Barometer

Wilt u meer lezen? Dit artikel is gepubliceerd in de HRM Barometer. Een publicatie met meer dan 100 pagina’s toegespitst op de belangrijkste HRM trends & ontwikkelingen voor overheid, onderwijs, zorg & welzijn en cultuur. Vraag de HRM Barometer 2017-2018 kosteloos aan via https://www.driessen.nl/hrmbarometer.

 

Deel deze pagina
Monetta Driessen
Als HRM-redacteur houdt Monetta graag een vinger aan de pols als het gaat om relevante en actuele HRM-thema’s. Haar HRM-kennis en –ervaring richten zich specifiek op de publieke sector. Naast blogs schrijft zij ook regelmatig artikelen voor HR-publicaties en -vakbladen.
Meer van deze auteur