Artikel   |  donderdag 29 juni 2017

Een Lean-salarisadministratie met Employee Self Service


duurzame inzetbaarheid

Steeds meer organisaties beginnen in te zien dat Lean ook ingezet kan worden buiten productieomgevingen, waardoor Lean nu ook in Nederland in de lift zit. Ook in de salarisadministratie zijn Lean-principes toe te passen.

Lean is een manier van werken (en denken) waarbij er continu gericht wordt op het verbeteren van de bedrijfsprocessen en waarbij getracht wordt om verspillingen in het proces te verminderen. Deze werk-/denkwijze is in eerste instantie gericht op het creëren van maximale waarde voor de klant, maar kan ook worden ingezet om processen te verbeteren die niet direct invloed hebben op de klant, zoals de salarisadministratie. Een belangrijk onderdeel van een efficiënte salarisadministratie is Employee Self Service (ESS).   

ESS kan werknemers door middel van een software-oplossing de zorg geven voor veel personeels- en werkgerelateerde taken die anders gedaan moeten worden door HR-medewerkers of leidinggevenden en wat vaak ook nog eens papierwerk is. Taken die met behulp van ESS gedaan kunnen worden, zijn onder andere het raadplegen van het medewerkersdossier, inzien van loonstroken en jaaropgaven, indienen van declaraties, het wijzigen van NAW-gegevens of het doen van verlofaanvragen. Door ESS kan salaris- en personeelsadministratie dus verder worden gedigitaliseerd en dit brengt een aantal voordelen met zich mee.

Lean heeft in de basis acht categorieën waar alle verspillingen onder geschaard kunnen worden: wachten, overbewerking, voorraad, transport, fouten, overproductie, beweging en verspilling van talent. Door ESS worden met name de volgende drie verspillingen verminderd:

  • Wachten: medewerkers hoeven niet meer/minder lang te wachten bij eventuele vragen, omdat er nu veel gegevens online te raadplegen zijn. Dit bespaart zowel tijd van de medewerkers (die moeten wachten op de antwoorden) als de salarisadministratie/leidinggevenden (die het antwoord moeten achterhalen).
  • Beweging: omdat er bij ESS minimaal gebruik wordt gemaakt van formulieren en dergelijke, legt de informatie de benodigde ‘wegen’ veel sneller af en kan de informatie ook sneller verwerkt worden. Zo kan met ESS bijvoorbeeld een ingediende declaratie of verlofaanvraag dezelfde dag nog worden goedgekeurd, terwijl het anders mogelijk op een grote stapel bij de salarisadministratie of leidinggevende terecht komt. Daarnaast hoeven de loonstrookjes niet meer afgedrukt en verstuurd te worden, omdat deze online te raadplegen zijn, wat veel tijd en dus kosten scheelt.
  • Fouten: als medewerkers verantwoordelijk zijn voor hun eigen gegevens, zal het aantal fouten in bijvoorbeeld urenregistratie en gegevenswijzigingen afnemen. Tevens kunnen online gewijzigde gegevens sneller in het systeem worden opgenomen, wat ook weer tijd bespaart van de voorheen verantwoordelijke personen. En omdat de gegevens niet meer van een formulier overgetypt hoeven te worden, verkleint dit de kans op invoerfouten.

Het belangrijkste voordeel van ESS is dus het verhogen van administratieve efficiëntie en zo het verlagen van de administratieve rompslomp, wat een kostenverlaging als gevolg heeft. Er hoeven minder gegevens opgevraagd te worden bij de administratie/leidinggevenden en zaken die voorheen via een formulier ingediend moesten worden, kunnen nu binnen een paar muisklikken online geregeld worden.

Van belang is wel dat het ESS-systeem zeer gebruiksvriendelijk is, omdat ook mensen met weinig affiniteit met computerprogramma’s er mee overweg moeten kunnen. Al zal dit mogelijke nadeel afgelopen jaren sterk verminderd zijn, omdat ook in het privéleven van mensen steeds meer digitaal gaat en bijna iedereen toegang tot internet heeft.  

Employee Self Service is een goede stap in de richting van een Lean-salarisadministratie en daarbij een Lean-organisatie. Door deze efficiëntere processen die niet direct zichtbaar zijn voor de klant wordt er tijd en geld vrijgemaakt dat aan andere zaken besteed kan worden, waardoor er geïnvesteerd kan worden in processen die wel direct invloed hebben op de waardecreatie voor de klant.

Bron: bureau Tromp

Deel deze pagina
Jort van de Kerkhof
Jort is trainee Talent in Proces en heeft sinds kort zijn opleiding HRM afgerond. Hij is zich gedurende deze opleiding en de minor consultancy gaan interesseren in Lean en alles wat met verbeteren van processen te maken heeft.
Meer van deze auteur